Check-in digital în regim hotelier: fișa de ocupare, fișa de anunțare și GDPR

Cu o yală inteligentă și un mesaj trimis cu o zi înainte, poți primi oaspeți fără să îi întâlnești vreodată. Obligațiile legate de identitatea lor rămân însă aceleași. În 2026, o gazdă în regim hotelier ține evidența celor care dorm în apartament din trei motive diferite: fișa de ocupare a capacității de cazare cerută de ANAF, fișa de anunțare a sosirii și plecării prevăzută de normele privind evidența turiștilor și, pentru oaspeții care nu sunt cetățeni ai Uniunii Europene, ai Spațiului Economic European sau ai Elveției, comunicarea datelor către poliție în 24 de ore. Toate aceste informații sunt date personale, așa că se aplică și GDPR. Ghidul îți arată ce formular completezi, ce date ceri, cât timp le păstrezi și cum organizezi un check-in digital care nu colectează mai mult decât prevede legea.

Trei evidențe diferite pentru același oaspete

Cele trei obligații pornesc de la aceeași întrebare, cine a dormit în apartament și când, așa că sunt ușor de confundat. Diferă însă temeiul legal, autoritatea care le verifică și datele cerute.

Cele două fișe nu se înlocuiesc una pe alta: fișa de anunțare nu are rubrică pentru CNP, iar fișa ANAF nu cere data nașterii sau domiciliul. Fișa ANAF o completează atât cei care închiriază între 1 și 7 camere în locuințe proprietate personală, cât și cei cu peste 7 camere sau care prestează servicii de cazare ca activitate independentă. Instrucțiunile ei definesc închirierea pe termen scurt drept închirierea neîntreruptă a unei camere aceleiași persoane, pentru cel mult 30 de zile într-un an calendaristic, iar o fracțiune de zi se socotește o zi întreagă. Cum se calculează impozitul și CASS pentru aceste venituri explicăm în ghidul despre impozitul și CASS în 2026.

Fișa de anunțare: ce prevăd normele

Normele aprobate prin HG nr. 237/2001 se aplică structurilor de primire turistice: hoteluri, moteluri, cabane, pensiuni și „alte unități cu funcție de cazare turistică”, deci și apartamentelor și camerelor clasificate. Singura excepție privește pensiunile turistice și agroturistice, care folosesc cartea de imobil în locul fișei. Regulile de bază sunt următoarele:

• Toți turiștii se înregistrează la sosire. Fișa o completează fiecare turist, pe baza actului de identitate: pentru cetățenii români, de regulă cartea de identitate sau pașaportul, iar pentru străini, de regulă pașaportul sau cartea de identitate.
• Fără act de identitate nu există cazare. Normele interzic cazarea oricărei persoane care nu are act de identitate.
• Datele se verifică la sosire. Persoana care primește turistul compară datele din fișă cu actul de identitate, semnează fișa și restituie imediat actul. Tot ea răspunde de completarea corectă.
• Formulare tipizate, în două exemplare. Fișele sunt formulare înseriate, pe hârtie autocopiativă, tipărite prin Regia Autonomă „Monitorul Oficial”. Obligația de a le procura revine celui care administrează unitatea.
• Originalul la poliție, copia la tine. Originalele, ordonate alfabetic, se pun zilnic la dispoziția poliției, iar copiile rămân la unitate, cu termen de arhivare de 5 ani. Modul de predare se stabilește de comun acord cu poliția din zonă.
• Vizitatorii și minorii. Un vizitator care rămâne peste noapte completează și el fișa. Copiii sub 14 ani pot fi cazați doar împreună cu părinții sau cu reprezentanții legali, cu excepția grupurilor organizate însoțite de profesori, antrenori sau ghizi.
• Confidențialitatea. Nu ai voie să dai informații despre șederea unui turist fără acordul lui, cu excepția datelor despre legalitatea șederii cerute de polițiștii care au această atribuție. Spațiul de cazare este reședința temporară a turistului și este inviolabil, cu excepția situațiilor care pun în pericol viața, integritatea sau bunurile turiștilor ori dotările unității.

Ce înseamnă asta pentru self check-in

Normele au fost scrise pentru unități cu recepție: turistul completează fișa pe hârtie, la sosire, iar o persoană din partea unității îi verifică actul și semnează. Ele nu prevăd o fișă electronică și nici verificarea la distanță. Un formular online trimis înainte de sosire te ajută să ai datele corecte și scurtează primirea oaspeților, dar, deocamdată, nu înlocuiește fișa tipizată semnată de turist.

De aceea, înainte de prima rezervare, e bine să lămurești trei lucruri:

• Cine verifică actul la sosire. Tu, co-gazda ta, administratorul sau persoana care predă cheile. Normele presupun că cine primește turistul ține actul în mână, compară datele și îl restituie imediat; o fotografie primită pe telefon nu este același lucru.
• Cum ajung fișele la poliție. Întreabă secția de poliție din zonă cum vrea să le primească; normele lasă această înțelegere în seama poliției și a unității de cazare.
• Ce faci cu oaspeții din afara UE. Datele lor trebuie să ajungă la poliție în 24 de ore. Stabilește din timp, tot cu poliția din zonă, cum se face comunicarea.

GDPR: ce date ceri și pe ce temei

Ca gazdă, ești operator de date: tu decizi ce date le ceri oaspeților și ce faci cu ele. GDPR îți cere un temei legal pentru fiecare scop, iar în regim hotelier apar de regulă trei:

• Obligația legală (art. 6 alin. (1) lit. c). Datele din fișa de ocupare, din fișa de anunțare și cele comunicate poliției pentru oaspeții străini. Nu ceri consimțământ pentru ele: temeiul este legea, iar oaspetele nu le poate refuza fără să renunțe la cazare.
• Executarea contractului (lit. b). Datele de contact, ora sosirii, codul de acces și mesajele despre sejur.
• Consimțământul (lit. a). Newsletterul, ofertele pentru sejururi viitoare sau fotografiile cu oaspeții pe rețelele sociale. Îl ceri separat, printr-o opțiune pe care oaspetele o bifează singur, iar el îl poate retrage oricând.

CNP-ul și copiile actelor. Legea nr. 190/2018 consideră număr de identificare național CNP-ul, seria și numărul actului de identitate, numărul pașaportului și pe cel al permisului de conducere. Prelucrarea lor, inclusiv colectarea sau dezvăluirea documentelor care le conțin, este permisă doar pe unul dintre temeiurile din art. 6 alin. (1) din GDPR. Dacă le prelucrezi pe baza interesului legitim, legea îți cere garanții suplimentare, printre care un responsabil cu protecția datelor, termene de păstrare și instruirea periodică a celor care au acces la ele. Concluzia practică: notează CNP-ul sau seria și numărul actului pentru că formularele le cer, dar nu păstra fotografii sau scanări ale actelor „pentru siguranță”.

Ce spune Airbnb despre actele oaspeților. Airbnb nu le transmite gazdelor actele de identitate ale oaspeților. Poți cere un act după rezervare doar dacă ai precizat în descrierea anunțului, înainte de rezervare, ce informații ceri și de ce, și doar dacă ai nevoie de ele din motive legale sau de conformitate. Scrie, așadar, în descriere că legea română îți cere completarea fișei de anunțare și a fișei de ocupare și ce date presupun acestea.

Check-in online prin Booking.com. Booking.com are o soluție de check-in online care colectează datele din pașaport sau din actul de identitate înainte de sosire și transmite instrucțiunile pentru preluarea cheilor. Ea funcționează doar pentru proprietățile conectate printr-un furnizor de conectivitate și pentru rezervările eligibile de o singură cameră. În acest proces, Booking.com acționează doar ca persoană împuternicită, așa că tu rămâi operatorul datelor.

Informarea oaspeților. Când colectezi datele, le spui oaspeților cine ești și cum te pot contacta, de ce ai nevoie de date și pe ce temei, cui le transmiți (poliției, ANAF), cât timp le păstrezi, ce drepturi au, că pot depune plângere la ANSPDCP și că furnizarea datelor este o obligație legală, fără de care nu îi poți caza. Un text scurt, pus în formularul de check-in online și în ghidul casei, acoperă aceste informații.

Securitatea și durata păstrării. GDPR îți cere măsuri tehnice și organizatorice potrivite riscului și să te asiguri că oricine are acces la date, inclusiv co-gazda sau echipa de curățenie, le folosește doar la instrucțiunile tale. Păstrează copiile fișelor de anunțare 5 ani, cum cer normele, și fișa de ocupare împreună cu evidența fiscală; instrucțiunile ANAF nu stabilesc un termen separat, așa că stabilește-l împreună cu contabilul. Restul datelor, de pildă formularele online sau mesajele care conțin datele din acte, le ștergi când nu mai ai nevoie de ele.

Celelalte obligații digitale ale gazdelor, de la e-Factura la raportările DAC7, le găsești în ghidul despre digitalizarea raportărilor.

Ce se poate întâmpla: amenda pentru o listă de la micul dejun

Pe 2 iulie 2019, ANSPDCP a finalizat o investigație la World Trade Center Bucharest S.A. și a amendat compania cu 71.028 de lei, echivalentul a 15.000 de euro. O listă tipărită, folosită pentru verificarea clienților la micul dejun și care conținea datele a 46 de clienți cazați la hotelul companiei, a fost fotografiată de persoane neautorizate din afara firmei, iar datele unora dintre clienți au fost publicate online. Autoritatea a constatat că operatorul nu se asigurase că angajații prelucrează datele doar la instrucțiunile sale și nu aplicase măsuri tehnice și organizatorice potrivite riscului. Investigația a pornit chiar de la notificarea privind încălcarea securității datelor trimisă de companie.

Pentru o gazdă, echivalentul listei de la micul dejun este o fotografie a fișei trimisă pe grupul de WhatsApp al echipei de curățenie, un dosar cu fișe lăsat în apartament sau un tabel partajat cu acces pentru oricine are linkul. Încălcarea obligațiilor de securitate se sancționează, potrivit GDPR, cu amenzi de până la 10 milioane de euro sau 2% din cifra de afaceri mondială anuală, iar încălcarea principiilor de bază, cu până la 20 de milioane de euro sau 4%. Cuantumul se stabilește de la caz la caz, în funcție de gravitate, de numărul persoanelor afectate și de măsurile luate pentru limitarea prejudiciului.

Ce afișezi în apartament și ce nu ai voie să monitorizezi

Ordinul nr. 948/2026 le cere celor care administrează structuri de primire turistice clasificate să afișeze certificatul de clasificare și anexa lui, împreună cu numărul de telefon al structurii de control din ministerul de resort. Tot ordinul cere materiale de informare pentru turiști, tipărite sau digitale, de exemplu prin coduri QR, în limba română și într-o limbă de circulație internațională la 1–2 stele, respectiv în două limbi la 3–5 stele. Unitățile de 3–5 stele trebuie să aibă și o adresă de e-mail și o pagină web. Normele din 2001 îți cer, la rândul lor, să anunți tariful pe zi înainte de cazare. Pașii pentru clasificare și noile condiții pentru apartamente sunt explicate în ghidul despre Ordinul nr. 948/2026, iar riscurile funcționării fără certificat, în analiza despre amenzile pentru lipsa clasificării.

Camerele video. Din 30 aprilie 2024, Airbnb interzice camerele de securitate în interiorul locuințelor, indiferent de amplasare, de scop sau de anunțarea lor prealabilă. Camerele exterioare trebuie anunțate înainte de rezervare, nu pot supraveghea spațiile interioare și nu sunt permise în zone în care oaspeții se așteaptă la intimitate, cum ar fi un duș exterior închis sau o saună. Monitoarele de zgomot trebuie și ele anunțate, sunt permise doar în spațiile comune și măsoară doar nivelul sunetului, fără să înregistreze conversații. Încălcările raportate pot duce la eliminarea anunțului sau a contului.

Check-in digital conform, în 7 pași

1. În descrierea anunțului. Precizează că legea română îți cere fișa de anunțare și fișa de ocupare și ce date presupun. Pe Airbnb, aceasta este condiția ca să poți cere actul de identitate după rezervare.
2. După rezervare. Trimite un formular online cu exact rubricile celor două fișe și cu nota de informare. Nu cere fotografia actului dacă nu ai nevoie de ea; dacă o ceri pentru verificare, șterge-o după ce ai completat fișele.
3. La sosire. O persoană desemnată de tine verifică actul față în față, turistul semnează fișa tipizată, iar actul îi este restituit imediat.
4. În aceeași zi. Completezi fișa de ocupare pentru cameră și pregătești originalul fișei de anunțare pentru poliție, așa cum ai stabilit cu poliția din zonă.
5. În cel mult 24 de ore, pentru străini. Datele oaspeților din afara UE, a SEE și a Elveției ajung la poliție.
6. Pe durata păstrării. Fișele pe hârtie stau într-un dulap încuiat, nu în apartament. Documentele digitale stau într-un cont cu parolă puternică și autentificare în doi pași, la care au acces doar cei care chiar au nevoie.
7. La final. Copiile fișelor de anunțare se arhivează 5 ani, iar restul datelor se șterg când nu mai sunt necesare. Pune-ți în calendar un memento pentru ștergere.

Dacă un administrator se ocupă de check-in în locul tău, stabilește în contract cine completează fișele, cine le păstrează, cine le predă poliției și cine răspunde pentru securitatea datelor.

Greșeli frecvente

• „Am self check-in, deci nu am nevoie de fișă.” Normele cer înregistrarea tuturor turiștilor la sosire, indiferent cum primesc cheile.
• Confunzi cele două fișe. Fișa de ocupare este pentru ANAF și conține CNP-ul; fișa de anunțare este pentru poliție și o semnează turistul.
• Ceri fotografii ale actelor pe WhatsApp și le păstrezi în telefon. Copiile conțin mai multe date decât îți cer formularele și rămân expuse dacă pierzi telefonul.
• Ceri consimțământ pentru datele cerute de lege. Temeiul este obligația legală; consimțământul îl ceri doar pentru scopuri opționale, cum ar fi marketingul.
• Folosești datele din fișe pentru newsletter. Datele colectate pentru ANAF și poliție nu pot fi folosite ulterior într-un scop incompatibil cu cel inițial.
• Lași fișele în apartament sau le trimiți echipei de curățenie. Exact acest tip de expunere a dus la amenda din 2019.
• Montezi o cameră care filmează interiorul. Airbnb interzice camerele interioare din 30 aprilie 2024, indiferent unde sunt amplasate.
• Renunți la fișele pe hârtie pentru că ai auzit de un sistem electronic. Proiectul de digitalizare nu apare ca adoptat; până la publicarea unei hotărâri în Monitorul Oficial, fișa tipizată rămâne obligatorie.

Întrebări frecvente

Trebuie să completez fișa de anunțare dacă oaspetele a rezervat prin Airbnb sau Booking.com?

Da. Normele aprobate prin HG nr. 237/2001 cer înregistrarea tuturor turiștilor la sosire, indiferent de canalul prin care au rezervat. Verificarea identității făcută de platformă nu înlocuiește fișa, pe care turistul o completează și o semnează la sosire.

Pot să le cer oaspeților o fotografie a buletinului sau a pașaportului?

Poți cere datele de care ai nevoie pentru fișe: numele, data și locul nașterii, cetățenia, domiciliul, seria și numărul actului și, pentru fișa ANAF, CNP-ul. O fotografie a actului conține mai mult de atât, iar Legea nr. 190/2018 tratează și colectarea documentelor care conțin CNP-ul ca prelucrare a acestuia. Dacă totuși ceri o fotografie pentru verificare, explică de ce, păstreaz-o cât mai puțin și șterge-o după ce ai completat fișele. Pe Airbnb, poți cere actul doar dacă ai anunțat acest lucru în descrierea anunțului.

Am nevoie de consimțământul oaspeților pentru datele din fișe?

Nu. Pentru datele cerute de ANAF și de poliție, temeiul este obligația legală, prevăzută la art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR. Trebuie însă să le spui oaspeților, când colectezi datele, cine ești, de ce ai nevoie de ele, cui le transmiți, cât le păstrezi și ce drepturi au. Consimțământul îl ceri separat, doar pentru scopuri opționale, cum ar fi newsletterul.

Ce fac diferit pentru oaspeții străini?

Fișa de anunțare se completează pentru toți turiștii, români sau străini. Pentru cetățenii din afara UE, a SEE și a Elveției, OUG nr. 194/2002 cere în plus ca unitatea de cazare să comunice datele lor poliției în 24 de ore; ordonanța nu îi consideră străini pe cetățenii UE, ai SEE și ai Elveției. În fișa ANAF, dacă oaspetele nu are CNP, treci seria și numărul actului de identitate.